Les étapes pour réussir votre projet décisionnel.

Sachez que l’accompagnement va jouer un rôle essentiel dans la réussite de votre projet décisionnel.

Après l’acquisition du logiciel SAS, un accompagnement a pour but d’aider les entreprises pendant toutes les étapes d’un projet décisionnel se décline principalement en : conseil, support, formation, etc.

Nous allons vous fournir des explications sur ces étapes de l’accompagnement de votre projet décisionnel SAS.

Introduction.

Le développement et la mise en place d’une application décisionnelle SAS, doit être le fruit d’une véritable réflexion et celle-ci va guider votre choix, sa mise en œuvre et enfin son appropriation par vos utilisateurs.

L’objectif d’un projet décisionnel est de tirer le meilleur parti de ses fonctionnalités, d’optimiser son efficacité et de rentabiliser rapidement l’investissement que vous aurez réalisé. Pour cela, il est particulièrement important de surveiller la qualité de l’accompagnement de votre projet.

Voici, selon nous, les points clés pour réussir la création, le développement et le déploiement de votre projet décisionnel.

Choisissez un prestataire d’accompagnement.

Lors de l’acquisition de votre application décisionnelle, vous devez choisir un prestataire de services pour vous accompagner dans sa mise en œuvre, de préférence un prestataire ayant déjà mené à bien des projets similaires, afin qu’il vous fournisse son expertise et de préférence indépendant de l’éditeur. Il vous accompagnera dans toutes les phases d’un projet : Audit, Conception, Conseil, Assistance et Support, formation, accompagnement et jusqu’au transfert de compétences.

Il vous aidera notamment à élaborer précisément et à valider l’architecture fonctionnelle, applicative et technique de la solution décisionnelle envisagée, à identifier rapidement les risques du projet, comme la compatibilité, le déploiement, l’implication des utilisateurs, la charge machine etc. Et encore à évaluer sa faisabilité technique. Vérifiez à ce titre, que le prestataire de services de votre choix, dispose des méthodologies éprouvées en assistance à maîtrise d’œuvre ou à maîtrise d’ouvrage.

L’équipe qui vous sera proposée doit aussi connaître et comprendre votre métier, votre secteur d’activité, les processus et les indicateurs clés permettant de répondre à votre problématique. Pensez également à lui demander qu’il s’engage sur des normes ou des critères de qualité comme : assurance qualité, best practices.

Exprimez clairement votre besoin et anticipez les évolutions futures

Une des clés principales de la réussite de votre projet décisionnel, est la réalisation d’une définition claire de vos besoins et ce dès le départ de votre projet décisionnel. Les tâches de cette étape sont fondamentales, elles ne doivent pas être négligées et elles nécessitent de bien cerner, évaluer votre problématique métier ainsi que ses flux constituant. Plus les utilisateurs directs seront impliqués tôt dans votre projet et plus vos chances de réussites seront grandes.

Ensuite, parmi les principaux écueils à éviter nous pouvons citer : ne pas être trop généraliste ou vague dans vos définitions des besoins. Au contraire essayez d’être le plus précis et le plus spécifique possible. Prenons un exemple dans le domaine du marketing : « Nous recherchons l’amélioration du taux de transformation des campagnes marketing et à assurer le meilleur R.O.I. de ces campagnes ». La solution correspondante consistera alors à opérer le meilleur arbitrage en fonction du profil et de l’historique client type pour lui adresser une proposition ou un message ciblé et surtout parfaitement adapté.

Dissociez bien les étapes « besoin » et « solution », mêler ces étapes complique et embrouille la vue projet. Laissez le soin à votre prestataire de service de traduire en cahier des charges, vision informaticien, votre besoin et lui laisser aussi la possibilité d’être force de proposition. Cela vous permettra également de vérifier qu’il à bien assimilé votre problématique. Encore une fois, il est primordial de faire participer vos utilisateur à la relecture du cahier des charges. Pensez égalementà vous assurez que vos besoins de personnalisation peuvent être réglés par un paramétrage d’objets comme : tables, programmes, métadonnées … que vous pourrez aisément migrer ou faire évoluer via les outils de l’éditeur.

Impliquez-vous

Prenez le temps, tout au long de la mise en œuvre technique de votre projet décisionnel, d’entretenir la communication et le suivi avec les équipes de votre prestataire. Surtout ne croyez pas que votre rôle s’arrête à la décision d’achat et suivez de près la mise en œuvre de votre projet. Il est même préconisé de prévoir un nombre de jours hommes identique à celui que vous avez négocié pour la phase d’implémentation et de mise en production de votre projet décisionnel.

Organisez des comités de projet opérationnels chargés de faire respecter la qualité des livrables, le respect des objectifs du cahier des charges, les délais du projet et l’implication des comités de pilotage arbitrant, ajustant et réajustant et enfin validant le passage des jalons projet. il est souhaitable que votre organisation reflète la structure de l’équipe projet d’intégration. Votre maîtrise d’ouvrage interne sera l’interlocuteur des consultants fonctionnels, vos responsables IT ceux des consultants techniques, vos administrateurs de système d’information, ceux des consultants ETL et l’ensemble devra être placé sous l’autorité des directeurs de projets.

Cette implication à tous les niveaux et de toutes les personnes, vous permettra de respecter les délais et d’améliorer la qualité de la réalisation, grâce à une circulation de l’information plus fluide. Elle vous offrira également la possibilité d’assurer une bonne coordination des développements spécifiques éventuels et de pouvoir exercer les bons choix entre les diverses options de paramétrage et ou de personnalisation de votre projet. Votre implication n’aura pas le même degré d’intensité tout au long du projet, mais elle sera plus soutenue en amont et en fin à la fin de votre projet décisionnel.

En amont de votre projet, l’attention et la précision que vous apporterez au cahier des charges, la disponibilité pour répondre aux questions de votre prestataire de service, lui permettra de qualifier et de réaliser la solution la mieux adaptée à votre besoin. Au début de votre projet décisionnel, votre participation active aux ateliers fonctionnels et techniques, également à la phase de spécifications sera indispensable à l’élaboration de votre cahier de recette.

Enfin, la phase de qualification réclamera une mobilisation soutenue de l’ensemble de vos équipes, métiers, techniques et infrastructure. Cette participation active de tous vous évitera des mauvaises surprises à l’arrivée et favorisera une adaptation progressive avec votre nouvel environnement décisionnel. Les objectifs sont aussi d’accélérer le pilotage opérationnel en fin de projet.

Testez la conformité à votre besoin

Pour la conformité, réalisez que l’adéquation entre votre besoin et votre projet décisionnel, est déterminée lors des phases de cadrage et de spécifications. Lors de la phase de cadrage, l’équipe d’intégration, analyse votre besoin et votre existant (Audit). L’équipe peut ensuite procéder à une analyse des écarts et tracer un plan de convergence qui fera l’objet des spécifications générales et détaillées. Lors de ces étapes de votre projet, l’adéquation aux besoins est validée afin de vous permettre la rédaction du cahier de recette.

Pendant la phase de recette du projet décisionnel et les tests d’avant mise en production, intervenez et vérifiez la conformité des paramétrages et des différents développements avec les spécifications détaillées. Cette analyse d’écart est une opportunité pour demander les dernières rectifications ou modifications et de vous assurer que l’application est toujours en phase avec vos besoins, vos attentes et celles de vos utilisateurs.

Dune manière générale, la validation des objets livrables, doit faire l’objet de toute votre attention et ceci dans les délais planifiés avec la volonté de lever la moindre ambiguïté. Le respect de cette procédure est un facteur clé de la réussite de votre projet décisionnel. Encore une fois, pensez à associer étroitement les utilisateurs à cette tâche afin de sécuriser au maximum le déploiement de votre projet décisionnel.

Formez vos utilisateurs

La mise en place de votre projet décisionnel, SAS ou autre, bouleversera les habitudes de travail de vos collaborateurs et parfois même changera les processus de l’entreprise. Aussi la phase de formation de vos équipes et le transfert de compétences, constituera donc une étape cruciale.

L’objectif atendu est de garantir l’autonomie. Aussi prévoyez dès le départ des sessions de formation adaptées à chaque profil de vos utilisateurs et encore une fois encouragez fortement leur adhésion à votre projet. Pour cela favorisez leur participation tout au long de celui-ci.

Regardez également avec un oeil bienveillant, les propositions de prestations d’accompagnement à la conduite du changement qu’impliquera votre projet. Les projets décisionnels sont la traduction de votre organisation et, potentiellement de nouveaux processus que vous souhaitez mettre en application et pour lesquels l’adhésion de tous les acteurs de votre entreprise est indispensable. On ne le rappelle toujours, la réussite d’un projet de la mise en œuvre d’un outil décisionnel, repose aussi grandement sur la mobilisation de tout le personnel de l’entreprise concernée !

Nommez des administrateurs en interne

Votre application décisionnelle n’est bien sur pas figée et elle sera susceptible d’évoluer dans le temps, tant dans ses paramétrages et que sa configuration et ce tout au long de son cycle de vie. Envisagez donc un administrateur fonctionnel. Ce dernier aura en charge de qualifier les nouveaux besoins requis auprès des utilisateurs et de paramétrer l’application et éventuelement un administrateur technique responsable du chargement des nouveaux indicateurs selon les spécifications métier de vos utilisateurs.

Dans votre projet décisionnel, la souplesse et l’évolutivité permettent d’envisager ce mode opératoire. A mesure de l’évolution des besoins des utilisateurs et des changements de votre environnement technologique, nommez des responsables internes "applicatifs", ils seront chargés d’administrer les évolutions futures et de veiller au bon fonctionnement quotidien de votre solution décisionnelle. Vous pouvez également sous-traiter ce travail à un prestataire de service spécialisé, afin de tirer le maximum de son expérience et de son potentiel.

Ce prestataire de service à l’aide de ses consultants techniques et ou fonctionnels seront chargé entre autre d’identifier et qualifier les nouveaux besoins, d’estimer l’opportunité des évolutions de votre solution décisionnelle, de vous proposer la meilleure réponse et de mobiliser l’équipe la mieux adaptée. Il à été souvent observé que les actions de ce type d’intervenant, permettent une réduction significative du coût et des délais de réalisation des lots, versions et nouvelles solutions que vous comptez déployer.

Inspiré d’une étude de Lionel Poli, Directeur des Services SAS (SAS Institute).